Tổ chức sự kiện không còn là khái niệm mới ở Việt Nam, khi sự kiện đã trở thành một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh và xây dựng thương hiệu. Có thể thấy hiện nay có rất nhiều loại hình sự kiện như: hội nghị, hội thảo, lễ ra mắt sản phẩm mới, tiệc tri ân,.. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp quy trình tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo.
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch và thực hiện một sự kiện hoặc bữa tiệc. Bao gồm lựa chọn địa điểm, lập kế hoạch hoạt động và quản lý các yếu tố khác nhau. Từ hệ thống âm thanh, thực đơn cho đến cách trang trí không gian,… Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện là mang đến những trải nghiệm đáng nhớ và ấn tượng cho khách mời. Từ những sự kiện cá nhân nhỏ như sinh nhật, đám cưới cho đến sự kiện của công ty. Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và tạo ra cơ hội kinh doanh.
Vai trò của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong việc thu hút sự quan tâm, chú ý của công chúng. Nó là công cụ không thể thiếu trong quảng cáo, tiếp thị và thực hiện các chiến lược tiếp thị. Điều này tạo nên sức hấp dẫn cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của công ty. Từ đó, tăng số lượng khách hàng và doanh thu cho doanh nghiệp của bạn. Đồng thời, nó còn tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu, sản phẩm trên thị trường. Với khả năng kết nối và tạo ra những trải nghiệm độc đáo, tổ chức sự kiện là yếu tố không thể thiếu trong chiến lược phát triển doanh nghiệp.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện tiêu chuẩn được chúng tôi chia sẻ mà bạn có thể tham khảo:
Giai đoạn trước sự kiện
Bước 1: Xác định mục đích của sự kiện
Sự kiện là một định nghĩa chung về các hoạt động quy tụ một số lượng lớn người và được chia thành nhiều hình thức khác nhau. Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực như sự kiện công ty, sự kiện liên quan đến công ty, họp báo, sự kiện khách hàng,..
Mỗi sự kiện đều có trọng tâm và chủ đề riêng. Bước đầu tiên khi tổ chức sự kiện là doanh nghiệp phải xác định rõ ràng những nội dung cần thiết của sự kiện và công việc cần thực hiện:
- Loại hình và quy mô của sự kiện (lễ công nhận, sự kiện giải trí, lễ khai mạc, YEP,…)
- Khách và số lượng
- Thông điệp gì công ty muốn gửi tới công chúng?
- Ngân sách dự kiến là bao nhiêu?
- Sự kiện sẽ diễn ra ở đâu?
- Chủ đề của sự kiện là gì?
Bước 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong quá trình tổ chức một sự kiện, xây dựng ý tưởng đồng nghĩa với việc tạo nên linh hồn của sự kiện. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết thấu đáo về sản phẩm, dịch vụ của công ty cũng như mục đích của sự kiện.
Ở giai đoạn này, người tổ chức phải suy nghĩ, nhanh chóng khái quát hóa ý tưởng của mình và phân tích kỹ càng. Sau đó chọn phương án phù hợp nhất và chia đều thành các phân đoạn chi tiết. Người tổ chức phải thể hiện khả năng sáng tạo mạnh mẽ để tạo ra một chương trình độc đáo hơn so với đối thủ.
Tuyệt đối không được phép trùng lặp ý tưởng giữa các sự kiện. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng, uy tín của sự kiện cũng như hình ảnh thương hiệu của công ty.
Bước 3: Phân chia nhân sự triển khai
Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là chia công việc thành các lĩnh vực chuyên môn: thiết kế (đồ họa, thuyết trình, sân khấu, thiệp mời…), kế toán (quản lý thu chi, hợp đồng…), kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng). . , hiệu ứng sân khấu,…), chỉ đạo, giám sát,… Nhân sự ở từng hạng mục phải được lựa chọn kỹ lưỡng và đảm bảo phù hợp.
Giai đoạn trong sự kiện
Bước 4: Triển khai theo kế hoạch
Mỗi bộ phận phải tuân theo quy trình tổ chức sự kiện đã lên kế hoạch từ trước. Các bộ phận thực hiện trách nhiệm của mình để không ảnh hưởng đến tiến độ chung và phối hợp với nhau, hỗ trợ nhau linh hoạt.
Bước 5: Chuẩn bị và dàn dựng
Một trong những khâu tổ chức một sự kiện tốn nhiều thời gian nhất và cũng có tính chất quyết định sự thành công của nó chính là sự chuẩn bị. Doanh nghiệp nên làm theo các bước dưới đây và thử nghiệm ít nhất 1-2 lần. Nếu phát hiện sai sót, lập tức hoàn thiện, điều chỉnh và kiểm tra cho đến khi chương trình hoạt động chính xác.
- Tạo banner, hình đứng, khung hình, hình nền, slideshow, văn bản và hình ảnh để phát cho khách tham dự sự kiện.
- Gửi lời mời và đăng thông báo
- Cho thuê thiết bị hỗ trợ
- Thuê MC, PG
- Thuê đội múa nghệ thuật biểu diễn múa khai mạc
- Thực hiện các bước cần thiết
Bước 6: Tổ chức sự kiện
Trưởng bộ phận điều phối, kiểm soát các nhân viên làm việc trên cơ sở nhiệm vụ được phân công trong quá trình tổ chức sự kiện . Mỗi phân đoạn cần được theo dõi và xác minh dựa trên danh sách kiểm tra và lịch trình của chương trình.
Nếu phát hiện sự cố ngoài ý muốn, người có trách nhiệm phải ngay lập tức tập hợp mọi người lại để giải quyết càng nhanh càng tốt.
Giai đoạn sau sự kiện
Quá trình tổ chức sự kiện còn bao gồm các công việc sau khi sự kiện kết thúc.
Bước 7: Hoàn thiện chương trình
Sau khi chương trình hoàn thành, các bộ phận liên quan sẽ thu thập đồ đạc, xử lý các thiết bị thuê và dọn dẹp mặt bằng.
Bước 8: Báo cáo và rút kinh nghiệm
Các bộ phận nên tổng hợp và báo cáo mức độ công việc đã hoàn thành trong sự kiện vừa qua, bao gồm cả trước, trong và sau sự kiện. Từ đó rút kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện và trở nên chuyên nghiệp hơn.
W88Event – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, có đội ngũ hơn 50 nhân viên trẻ, chuyên nghiệp và năng động… W88Event là Trung tâm tổ chức sự kiện W88event được nhiều đối tác lựa chọn.
Đội ngũ nhân viên tại công ty tổ chức sự kiện W88Event luôn có những bí quyết vàng để đảm bảo rằng mọi sự kiện luôn có những cải tiến mới thu hút và đi theo một quỹ đạo định trước. Chính vì những lý do trên mà công ty tổ chức sự kiện W88Event đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng.
Mục tiêu của W88Event là tạo ra những đột phá, giúp các đối tác đạt được thành công về mặt kinh tế, cũng như góp phần hoàn thành mục tiêu và tạo ra các giá trị thông điệp tổng thể. Ngoài ra, nếu bạn muốn biết thêm về W88Event có thể truy cập vào w88event.com nhé.
Thông tin liên lạc:
- Văn phòng đại diện: 5 Ng. 76 Đ. Trung Văn, Trung Văn, Từ Liêm, Hà Nội
- CN Hồ Chí Minh: 491/1KL Đ. Lê Văn Sỹ, Phường 12, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
- Email: w88event@gmail.com
Trên đây là những thông tin về tổ chức sự là gì, vai trò của tổ chức sự kiện cũng như quy trình tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo qua.
